Задачи и функции структурных подразделений Ставропольской городской Думы

Управление организационно-протокольного и кадрового обеспечения Ставропольской городской Думы (далее – управление) действует в соответствии с Положением об управлении, утвержденным постановлением главы города Ставрополя от 19 июля 2012 г. № 38-п.

Основными задачами управления являются:
1) организационно-техническая подготовка заседаний Ставропольской городской Думы, совещаний и других мероприятий Ставропольской городской Думы;
2) обеспечение соблюдения установленного порядка подготовки вносимых проектов решений Ставропольской городской Думы;
3) обеспечение выпуска решений Ставропольской городской Думы, постановлений и распоряжений главы города Ставрополя;
4) организация и обеспечение функционирования в Ставропольской городской Думе единой системы делопроизводства;
5) совершенствование документационного обеспечения в Ставропольской городской Думе в соответствии с действующим законодательством и ГОСТами;
6) организация единого порядка работы с документами в Ставропольской городской Думе, обработка и учет документов, выпускаемых Ставропольской городской Думой;
7) обеспечение учета и хранения первых экземпляров решений Ставропольской городской Думы, постановлений и распоряжений главы города Ставрополя;
8) организация работы приемной главы города Ставрополя;
9) обеспечение временного хранения архивных документов;
10) участие в обеспечении реализации главы города Ставрополя своих полномочий по определению основных направлений кадровой политики, организации муниципальной службы в Ставропольской городской Думе;
11) кадровое и организационно-штатное обеспечение деятельности главы города Ставрополя и Ставропольской городской Думы;
12) осуществление контроля за соблюдением трудового законодательства и законодательства о муниципальной службе в Ставропольской городской Думе;
13) укрепление трудовой дисциплины в Ставропольской городской Думе;
14) обеспечение подготовки материалов по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации, наградами Ставропольского края и органов местного самоуправления города Ставрополя.
На управление могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации, Ставропольского края и муниципальными правовыми актами города Ставрополя.

Управление в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
1) организует единый порядок работы с документами в Ставропольской городской Думе, осуществляет методическое руководство работой по ведению документооборота в структурных подразделениях аппарата Ставропольской городской Думы;
2) обеспечивает организационно-техническую подготовку заседаний Ставропольской городской Думы, совещаний и других мероприятий Ставропольской городской Думы;
3) формирует проекты повестки дня заседаний Ставропольской городской Думы, совещаний и комплектует папки с документами;
4) организует ведение и подготовку протоколов заседаний Ставропольской городской Думы, совещаний и других мероприятий Ставропольской городской Думы;
5) осуществляет:
прием рассмотренных в комитетах Ставропольской городской Думы проектов решений Ставропольской городской Думы, проверку их на соответствие установленным требованиям;
аудиозапись заседаний Ставропольской городской Думы, совещаний и других мероприятий Ставропольской городской Думы;
корректорскую работу над проектами и принятыми Ставропольской городской Думой решениями, а также постановлениями, распоряжениями и документами, требующими подписи главы города Ставрополя;
прием, регистрацию и учет поступающей корреспонденции;
передачу по назначению входящей корреспонденции;
контроль за соблюдением сроков прохождения поступивших в Ставропольскую городскую Думу документов;
отправку исходящей корреспонденции;
6) оформляет и выпускает принятые Ставропольской городской Думой решения, постановления и распоряжения главы города Ставрополя в соответствии с компетенцией управления;
7) регистрирует принятые Ставропольской городской Думой решения, постановления и распоряжения (кроме распоряжений по личному составу) главы города Ставрополя, ведет журнал учета;
8) рассылает по назначению копии решений, постановлений и распоряжений главы города Ставрополя;
9) обеспечивает электронные справочно-информационные системы копиями решений и справочными материалами Ставропольской городской Думы, в том числе на электронных носителях;
10) готовит и направляет в Прокуратуру Октябрьского района города Ставрополя, Правительство Ставропольского края, администрацию города Ставрополя материалы заседаний Ставропольской городской Думы;
11) выдает в установленном порядке копии и выписки из документов, протоколов, решений Ставропольской городской Думы;
12) контролирует опубликование решений, принятых Ставропольской городской Думой;
13) составляет список депутатов, сотрудников Ставропольской городской Думы;
14) выполняет печатные и копировально-множительные работы;
15) архивирует и хранит на магнитных носителях решения, принятые Ставропольской городской Думой;
16) организует телефонные переговоры и рабочее место главы города Ставрополя;
17) принимает и передает телефонограммы, доводит их до исполнителей в соответствии с поручениями главы города Ставрополя;
18) готовит проекты нормативных правовых актов по вопросам, относящимся к компетенции управления;
19) разрабатывает и утверждает в установленном порядке сводную номенклатуру дел Ставропольской городской Думы, формирует документы в дела в соответствии с номенклатурой дел Ставропольской городской Думы;
20) оформляет, ведет учет и хранит в течение установленного срока документацию Ставропольской городской Думы, готовит и сдает их в архив в соответствии с действующими правилами;
21) организует работу экспертной архивной комиссии;
22) предоставляет в установленном порядке информацию для размещения на официальном сайте Ставропольской городской Думы в сети Интернет по вопросам, относящимся к компетенции управления;
23) ведет Книгу Почетных граждан города Ставрополя;
24) осуществляет кадровую работу в соответствии с Положением об отделе кадров.
Управление может выполнять иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, Ставропольского края и муниципальными правовыми актами города Ставрополя.